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日常公關活動的特點及功能

組織公關活動是長期進行社會關系交往、信息溝通、塑造自身形象、建立聯絡的過程,在組織整體的公共關系社會活動層面來看其被分為兩大類,日常公共關系活動與專項公共關系活動。

組織為改善公共關系狀態,所有成員都可以做到的日常接待與服務,也是組織成員每日例行和臨時性的“對外關系”業務,即組織運行過程中維護自身形象、貫徹公關目標的公共關系活動模式,包括日常公眾關系維護需要的信息編輯與發布、輿情監測、咨詢反饋、搜索引擎優化、聯絡溝通等工作內容。

組織通過日常的培訓和談話等溝通方式增強組織內部全體員工的公關意識,并形成公關行為規范與制度,有效推動組織內外公共關系目的的落地實踐,促進組織生存環境的優化。

日常公關活動的特點

1. 多樣性

組織中公關工作皆可以被歸納到日常公關活動,以及行政部門對內外聯絡與招待、人力資源招聘與人才交流等工作內容也可以被歸入其中。日常公共關系活動的范疇十分廣泛,幾乎能夠覆蓋組織常態性事務中與社會關系交往的所有活動。所以,日常公關活動又被稱作“日常事務型公共關系活動”或“日常公關事務”。

2. 長期持續性

被稱作日常其特點便是長期的、持續的事務,與其相對“專項公關活動”是階段性的、短期的事務。要保持有效果的常規性公共關系事務處理便需要組織中以公關部門為中心,協同其他各部門開展長期持續性的工作。

3. 整體性

日常公關活動雖然繁雜瑣碎,其作用有大有小且影響也未必廣泛,但作為組織的公共關系組成部分卻必不可少。同時日常公共關系事務是組織整體公關戰略中的重要組成部分,必須按照整體目標為標準的統一管理下發揮其自身的關鍵作用,并促進整體工作目標的達成。

4. 目的性

組織中所有日常事務都具備多樣性特點,也都有其具體的目的,以及根據其目的建立、改善和協調組織與內外部公眾的關系,提高組織的知名度和美譽度并塑造良好的組織形象,而且這些具體的公關工作的目的性是服務和組成整體公關目標的關鍵“運作部件”。

5. 技術與技巧性

表面上看日常公共關系活動是簡單、瑣碎、重復性的工作任務,但實際上要達成良好具體公關事務目標則需要一系列的專業技術與技巧。如招待重要客戶或合作者時需要良好的公關禮儀;開展公關調查收集信息時采用有效針對性的方法和技巧才能事半功倍并獲取到有價值的信息;采取公眾面對面訪談調查時分析受訪者心理與適合的問話技巧、正確的傾聽和提問角色轉換技巧。

技術與技巧的運用是公關工作中有效性和可靠性的保證,所以,日常公關活動也要由專業人員完成專業事務,培訓非專業人員并配合專業人員完成要求較低的事務,提高內部公眾協同能力和促進內部公眾對組織公關目標的學習理解。

日常公關活動的功能

1. 信息采集

組織為實現經營發展目標和科學決策需要各種類型的信息支持,內部和外部環境會隨著各種因素的影響隨時發生有規律和無規律的變化,所以,組織需要能在日常公關活動中收集影響因素、組織形象、產品形象、內部環境與外部環境等各類信息,并為持續發展提供參考。如在新聞報道、文獻、刊物、社交和信息平臺等處,進行整理歸類、分析研究、歸檔備案以備組織管理層提供參考支持與咨詢服務。

2. 監測公關狀態

通過收集工作計劃、調查資料、年度和季度報表,以及組織內部公文等信息研究組織的運行狀態。對外則需要監測公眾反應和態度分析出組織公共關系狀態,以此形成預警作用、為組織危機公關提前著手應對措施并減小危機對組織造成的不良影響,甚至是減少危機的發生。

3. 預估公關發展趨勢

通過監測組織的公關狀態,預期評估公眾的態度變化趨勢并采取必要措施調整組織運行策略,實現保持組織公共關系的平衡狀態。監測狀態和預估發展趨勢的結合,能夠進一步遏制組織危機的發生幾率并促進組織與公眾之間關系的良好發展。

4. 為決策者提供咨詢建議

公關人員在日常公關活動中收集到的信息經過篩選和分析后形成具備咨詢建議、決策依據、科學風控的公關信息報告,因為公關工作是十分接近公眾需求和要求的組織運行事務。另外公關人員還可以根據決策者的要求提供組織形象評估、公眾心理分析預測、公關策略、實踐方法,以及提出有助于組織發展的方針、計劃、政策的評議等。

5. 內外公眾的協調溝通

組織內部的管理者、員工、部門之間的關系協調,需要公關人員向決策者、管理者反映員工們的要求、情緒、意見、創意,并向員工宣傳組織管理方針、決策和目標,使得內部運作上下層關系與信息通暢,同時也起到建立與輔助內部溝通、消除誤會和矛盾沖突的作用。

公關人員通過日常活動為組織與外部公眾的雙向溝通、理解,以及減少摩擦、糾紛的幾率增強組織在公眾內心的誠信印象,并為發生糾紛及時和重塑良好關系奠定基礎。

6. 增強內部凝聚力

組織內部關系的協調與溝通依賴于情感和心理的支持,公關人員需要配合人力資源部門完成與員工之間溝通談話,配合行政部門舉辦員工及其家屬共同參與的組織內部活動。使員工對組織產生認同和情感,不僅能觸發員工個體的主觀能動力和創造力,還能起到組織整體的向心力與凝聚力的增強作用。

公關人員與組織決策者要注重對于內部員工的情感關系維系,其影響力比經濟激勵更深層次、較硬性管理更長遠,甚至是形成員工對組織的忠誠度與組織共同成長發展的牢固牽絆。